Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля

Нередко на предприятиях возникает необходимость направить сотрудника в командировку на его личном транспорте. Это особенно удобно, когда планируется поездка на небольшое расстояние. Кроме того, для работодателя – это хорошая возможность уменьшить расходы на содержание служебного автомобиля.

При этом направление трудящегося в командировку на собственном автомобиле не освобождает руководство фирмы от компенсации расходов, связанных с проездом до места временного нахождения и обратно. Однако в данной ситуации может возникнуть ряд вопросов касающихся оформления такой служебной поездки и оплаты, сопряженных с ней трат.

Регулирует вопросы, связанные организацией командировок, Глава 24 ТК РФ. В её нормах закреплены:

  • Гарантии, которые предусмотрены для сотрудников, направляемых в служебные поездки;
  • Правила возмещения расходов, возникших в процессе реализации задач, поставленных перед командированным трудящимся.

Основные правила направления трудящихся в служебные поездки установлены в Постановлении Правительства РФ №749 от 29.07.2008г. В последние годы были внесены существенные изменения в данный нормативный акт, что привело к возникновению немалого количества вопросов, касающихся их применения на практике.

Комплект документов для оформления командировки

До внесения изменений в 2014 году перечень документов, необходимых для оформления командировки был достаточно внушительным. В первую очередь составляли служебное задание для трудящегося. В него вносили всю информацию, касающуюся служебной поездки:

  • Лица, направляемые в командировку;
  • Цели, которые перед ними ставятся;
  • Место направления сотрудников (страна, область, населенный пункт).
  • Продолжительность поездки.
  • Иные нюансы, касающиеся служебной поездки.

На основании данного документа оформлялся приказ и командировочное удостоверение, вносились записи в журнал учета служебных поездок, выдавался аванс, ставились отметки в табеле рабочего времени.

Изменения, внесенные в Постановление №749, существенно уменьшили количество обязательных документов, необходимых для направления работников в командировку. Теперь работодателю достаточно оформить приказ, а сотруднику своевременно сдать авансовый отчет по итогам завершения поездки. Также сохранилась необходимость ведения журнала учета убывающих и прибывающих командированных сотрудников.

Однако законодатель не запрещает работодателю использовать иные документы для направления трудящихся в служебную поездку. В данном случае, необходимость оформления дополнительных бумаг должны быть зафиксирована в локальных актах организации. Это касается и вопросов связанных с использованием личного транспорта в командировке, как оформить эту процедуру работодатель решает самостоятельно.

На многих предприятиях сохраняется необходимость оформления служебных записок, так как в них отображается необходимая информация о той или иной поездке. Если во время командировки сотрудник использует собственный автомобиль, то для него зачастую оформляют путевой лист, в котором проставляются отметки о дате его прибытия и отъезда с места временного нахождения.

Этот документ используется для определения срока пребывания работника в поездке вместе с бумагами, подтверждающими использование личного транспорта при проезде до места командирования. Также путевой лист, вместе с расходными документами, прикрепляется к авансовому отчету в качестве подтверждения совершенных трат и расхода авансовых средств. Сдаются эти документы в бухгалтерию в течение 3-х дней после возвращения из командировки.

Касаемо оформления приказа о направлении сотрудника в командировку, то работодатель также вправе использовать унифицированную форму данного документа – №Т-9 или разработать собственную. Во втором случае такой бланк также должен быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.

Вне зависимости от используемой формы документа, в нем должна быть отражена следующая информация:

  • Наименование фирмы;
  • Дата оформления приказа;
  • Лицо, направляемое в командировку (в том числе наименование структурного подразделения, в котором он работает и его должность);
  • Пункт назначения, куда направляется служащий;
  • Поставленные цели и задания;
  • Продолжительность командировки, дата её начала и окончания;
  • При необходимости, может указываться лицо, временно выполняющее обязанности командированного сотрудника.

Если оплата командировочных расходов возложена на контрагента или иную сторону, то данный факт также следует указать в приказе.

Надлежащим образом оформленный приказ визируется руководителем. После этого с документом под роспись должен быть ознакомлен сотрудник, направляемый в служебную поездку. При этом работник не имеет права отказаться от командировки без уважительных причин.

«Налоговые» палки в колесах

Согласно действующим правилам, налоговые вычеты взымаются из суммы прибыли за вычетом трат, которые понесло предприятие, в том числе компенсируя командировочные расходы. При этом следует учитывать, что из налоговой базы вычитаются только суммы в рамках установленных законодательством норм. Все средства, выделенные свыше, не расцениваются как расходы предприятия.

Из средств, начисляемых сотруднику в качестве компенсации командировочных трат, не высчитывается НДФЛ и иные соц. взносы, так как данные суммы не расцениваются в качестве прибыли трудящегося. Однако из-за того, что ряд норм выплат носят рекомендательный характер, а в некоторых нормативно-правовых актах отсутствуют четкие формулировки, это может привести к возникновению спорных ситуаций.

Касаемо оплаты расходов сотрудника на ГСМ при использовании в командировке личного транспорта, то работодатель может пойти двумя путями. В первом случае он заключает со служащим соглашение об использовании его автомобиля в качестве служебного. Данный документ предусматривает выплату сотруднику определенной компенсации. Кроме того, в соглашении может быть закреплено, что траты свыше установленной суммы оплачиваются на основании предоставленных подтверждающих бумаг.

Следует учитывать, что при расчете налоговой базы в данном случае будут использоваться установленные законодательством нормы в размере:

  • 1200р. в месяц – для легкового автомобиля с объём двигателя до 2 тыс. куб. см.;
  • 1500р. в месяц – для транспорта с объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см.

Так как суммы указаны на месяц командировки, то при расчете величины компенсации, она будет определяться пропорционально продолжительности поездки. Все суммы, выплаченные выше установленного максимума, согласно Письму Минфина №03-03-06/1/39239 РФ от 23.09.2013г., влиять на налоговую базу нее будут.

Этот вариант с точки зрения законодательства является наиболее правильным, но предусматривает увеличение расходов предприятия, так как значительная часть трат, связанных с командировочными компенсациями не учитываются при расчёте налога на прибыль фирмы.

Есть и другой вариант. Соглашение на использование транспорта сотрудника в качестве служебного автомобиля не заключается и все расходы, подтверждённые соответствующими документами, компенсируются в полном объеме. В данном случае расходы на ГСМ расцениваются как обычные командировочные траты, компенсация которых считается расходами на проезд до пункта назначения и обратно.

Так как оформить авансовый отчет по командировке на личном автомобиле – это обязанность сотрудника, и она предусматривает предоставление всех документов, подтверждающих командировочные траты, то он имеет полное право отнести к ним и расходы на ГСМ. При этом из суммы компенсации начисляемой работнику не будут вычитаться гос. сборы, а вот в базу для расчета налога на прибыль работодателя они будут учитываться в полном объеме.

Это позволит существенно уменьшить расходы при уплате налогов. Однако используя данный вариант расчета, работодатель, сознательно идет на риск. При проведении налоговой проверки такие действия с большой долей вероятности привлекут внимание сотрудников ФНС, что может вызвать ряд проблем.

 «Зарплатные расходы» на проезд

С точки зрения современного трудового законодательства вопрос использования личного транспорта трудящегося при командировке решается непосредственно работодателем. Если работник изъявил такое желание, то он обязан согласовать его с руководителем, принимающим решение о его направлении в поездку. В противном случае работодатель может не компенсировать расходы на ГСМ, так как они не были предусмотрены при оформлении командировки.

Работодатель вправе самостоятельно определить порядок компенсации и нормы оплаты расходов на проезд своих сотрудников, которые должны быть закреплены в локальных актах фирмы. Также могут использоваться нормы, установленные действующим законодательством.

При использовании личного транспорта в интересах работодателя, если это будет зафиксировано соответствующими документами, сотрудник согласно трудовому законодательству имеет право на получение компенсации его затрат. Для этого ему необходимо будет предоставить работодателю копию техпаспорта на автомобиль и расходные документы.

Также с сотрудником, часто использующим личный транспорт во время командировок, руководитель предприятия может заключить договор аренды автомобиля.


Источник: http://vse-o-trude.ru/komandirovka-na-lichnom-transporte-kakie-dokumenty/




Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]


Система Главбух. Версия для коммерческих организаций Как из платья сделать свитер

Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля Порядок заключения гражданско-правового договора с
Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля Скачать образец бесплатно. Приказ о назначении
Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля Статья 217 НК РФ с Комментарием 2017: последние
Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля Компенсация за использов. личного авто НЕ
Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля Расчеты с персоналом: счет 73
Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля 1. Направляющий вектор и угловой коэффициент прямой (в)
Компенсация расходов связанных с использованием автомобиля Вопрос: трещины на стопах у ребенка?
Вяжем костюмчик для малыша "Мишка Умка". Обсуждение на LiveInternet Гладим аккуратно: как убрать с белой, цветной и черной одежды Его высочество Комод: часть 2 десять легких способов для обновления КОМБИНИРОВАННЫЕ МОДЕЛИ - КРЮЧОКАНЬ Записи в Как вылечить комедоны не быстро, но навсегда? Как ухаживать за датурой. Особенности выращивания датури Коврик из мха своими руками. Мастер-классы на Подарки. ру - Смотреть Купить детские коляски для кукол в магазине Toyway в Москве На фото косметолог проводит вакуумную чистку лица

Похожие новости